【初心者必見】Notionとは？基本的な機能や料金プランを徹底解説！

Notionとは「オールインワンワークスペース」を謳っている、クラウドツールです。Notionでは、以下のような複数の情報を一括で管理できます。

• メモ
• タスク
• ドキュメント
• データベース

複数のツールを使用せずに作業できるため、業務の効率化が可能です。カスタマイズ性にも優れているため、プロジェクト管理にも役立ちます。

また、以下の3種類のバージョンがあるため、場所や時間を問わず利用できるのも嬉しいポイントです。

• Web版
• デスクトップ版
• モバイル版

Notionは複雑な操作がないため、操作がよくわからなくて試行錯誤する時間を、作業時間に充てられます。

Notionは、以下の用途に使えます。シンプルな操作で使用できるため、初めて使う方でも簡単に使いこなせます。

ドキュメント作成

Notionではドキュメント作成時に、テキストだけでなく画像やファイルも埋め込めます。そのためマニュアルや議事録などの情報管理も、簡単にわかりやすく作成できるのです。保存したドキュメントは、Notion独自のページリンクで紐づけしたりタグを使用したりして、自動的に整理されます。

またデータベース機能があるため、作成したメモを検索できるのも作業効率をアップさせるポイントです。ページを探す時間を減らすなどより多くの時間を節約し、ミスを防ぐ効果もあります。

社内wiki

社内wikiとは、社内情報を1ヶ所にまとめたものを指します。一般的な社内wikiは親フォルダに子フォルダを複数作るため、目的のページがどれかわからなかったり、探すのが大変だったりと多くの時間を使ってしまうのです。しかしNotionは1冊の本のように、業務やチームそれぞれのマニュアルのページを分けて作成でき、目的のページを探す時間を削減できます。

多くのページを1ヶ所にまとめられるからといって増やしすぎると、一般的な社内wikiと同様に目的のページを見つけづらくなるため注意しましょう。

タスク管理

Notionでは、以下の6種類の形式でタスク管理できます。

• テーブルビュー：「ステータス」や「期限」を一覧にする
• ボードビュー：「未着手」「対応中」「完了」にそれぞれのタスクを分ける
• タイムラインビュー：タスクを時系列に並べる
• カレンダービュー：日ごとにタスクを閲覧できる
• リストビュー：タスクを一覧にする
• ギャラリービュー：タスクに貼り付けた画像を一覧にする

ボードビューでは未着手〜完了までの間を、ドラッグ&ドロップで移動させられます。

またタスクごとのステータスと、ToDoリストが一目で確認できるため管理しやすいのです。

参考サイトのリンク集

NotionにURLを貼り付けるだけで、参考サイトのリンク集を簡単に作成できます。テキストでリンクを貼り付けるだけでなく、OGPを使って情報展開してくれるのです。OGPとは、リンクページの以下の情報を表示させる仕組みを指します。

• タイトル
• URL
• 概要
• 画像

文字列でURLを貼り付ける場合に比べて、わかりやすく表示できます。Google Chromeの拡張機能を利用すると、リンクを自動的に追加できるため、手間を削減しつつわかりやすい参考リンク集を作れるのです。

採用ページ

一般的な採用ページなどのWebページは、エンジニアを通して作成します。しかしNotionはエンジニアがいない企業でも、簡単に更新できるのです。Notionで採用ページをWeb公開する手順は、下記の3ステップです。

1. 画面右上の共有をクリック
2. 「Webで公開」のトグルをON
3. Web公開用リンクをコピーし、候補者の目に留まる場所に公開

Notionは新しい情報の追加・修正が簡単にできます。

また複雑な操作やコード入力がなくすぐに情報を変更できるため、求職者のニーズに合った情報を素早く発信できるのです。スライドや動画も埋め込み可能なため、有料ツールに劣らない仕上がりになります。

NotionAI

NotionAIでは、以下の作業をAIが自動でしてくれます。

• 多くのメモから要約を作成
• 文章の校正を自動化
• 文章から重要なことを抽出
• タスクを作成

NotionAIを無料で利用する場合、ワークスペースの「メンバー1人につき20回まで」の利用制限があるため、注意しましょう。無制限で使いたい場合、メンバー1人につき月額10ドルかかります。

まずは無料で利用し、必要であれば有料に切り替えることもできるため、試してみるのがおすすめです。

Notionプロジェクト

Notionを使用すると以下の機能を主に使い、効率的にプロジェクト管理できます。

上記のようにNotionプロジェクトは、連携性や柔軟性に優れています。そのため、Notion上で作業を完結できるのです。

Notionには、下記の4つの料金プランがあります。プランごとに利用できる機能や容量などが異なるため、自社にあったプランを選択しましょう。

※2023年7月時点

※料金は税込です

Notionは、プランによってセキュリティレベルも異なります。十分にセキュリティ対策できるプランを利用すると、情報漏洩などの経営リスクも軽減できます。十分なセキュリティ対策と、自社に必要な機能を兼ね備えたプランを利用しましょう。

Notionには以下の魅力があります。多彩な機能性を兼ね備えており、使い方次第でさまざまな用途に使用できるのが特徴です。Notionを使うメリットを詳しく解説します。

無料で使える

Notionは無料のプランでも、多彩な機能を使用できます。無料で利用できる主な機能は、下記の3つです。

• ページの追加数が無制限
• 10人のユーザーと共有
• デバイス間で同期

自社のホームページを、Notionの無料プランで作っている企業もあります。Notionの大きな魅力のひとつは無料のプランでも機能が充実しているという点だといえるでしょう。

情報が完結する

Notionでは、他のツールやアプリのコンテンツも自由に移動できます。そのため情報管理がNotion1つで完結するのです。さらにPDFやCSVにエクスポートできるため、簡単に共有できます。YouTubeなどの情報のリンクを埋め込むだけで、誰でも簡単に情報をまとめられるのです。

ホームページ作成もできる

Notionは使い方次第で、ホームページなどあらゆるページを作成できます。Notionでは以下のような装飾も可能なため、仕上がりも有料ツールに劣りません。

• 見出し
• ToDoリスト
• 引用

また、画像や動画も埋め込み可能です。そのため情報を適切な形で発信できます。

Notionは複数のツールを使用せず、情報を一括管理できるツールです。Notionのプランは無料プランを含めて4種類あります。自社に必要な機能と、十分なセキュリティ対策を兼ね備えたプランを選択するのがおすすめです。Notionは無料プランでも多彩な機能を利用でき、機能の組み合わせ方によってさまざまなページを作成できます。

自社のホームページや採用ページも有料ツールに劣らない仕上がりで、実際にNotionの無料プランで作成している企業もあるのです。情報の追加や変更も簡単かつ早くできるため、求職者に素早く情報発信できます。多彩な機能を兼ね備えたNotionを導入し、社員の業務を効率化してはいかがでしょうか。

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