提案依頼書（RFP）とは
RFPの必要性
まず、前提としてRFPを書かないということはありえません。RFPを書く必要性を細かく6つ紹介します。
●良質な提案を出してもらえる
プロジェクトの目的・予算・納期を明確にした上でページ数や、どちらが素材を用意するか、デザインのイメージなど具体的になっていれば制作会社から良質の提案が出てくる可能性は上がります。
●トラブルの発生を防ぐことができる
RFPを作成することによって、トラブルが起きにくくなります。RFPには文字として、イメージや要件、スケジュールなどが文書で残るので言ったかどうかというトラブルを防ぐことができます。予算や、スケジュールなどの重要な部分は記載されていることが多いため、トラブルが起こりにくいです。
●内容によって見積もりが安くなる可能性がある
見積もりが抽象的であれば余裕を持って見積もることが多いです。そのため、見積もり金額は高めに設定されます。しかし、RFPの段階で具体的に要件が決まっていれば、プロジェクトが円滑に進むことが多いため見積もりが安くなる場合があります。
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●発注先が決めやすくなる
制作会社からの提案が出揃った際にも、RFPは役に立ちます。RFPが具体的に決まっていると、制作会社からの提案がどのくらいRFPに即したものになっているのかが明確にわかります。そのため、担当者の主観で選定することがなく、平等に提案を判断することが可能です。担当者が多い場合、特に有用です。
●社内の要望を集約することができる
社内の各部署に要望を聞いてまとめようとした場合時間がかかり、プロジェクトの進行が遅延してしまうケースがあります。関係者や関係する部署が多い場合はRFPにそれぞれの要望を集約しておくと時間の短縮にもなり、取りこぼしもなくなります。
提案依頼書（RFP）の内容
提案の質を上げる項目
提案の質を上げるには具体的に記載されたRFP作成が必要です。項目を要素ごとにご紹介します。
●プロジェクト概要
なぜこのサイト制作（リニューアル）を依頼するに至ったか目的やゴールを明確にする説明が重要です。それらを明確にするための項目をご紹介します。
- 目的
- 背景
- 現状課題
- 目標（ゴール）
- ターゲット
- 納期
- 予算
この中でも特に納期や予算は重要です。納期や予算は相場などを調べた上で設定しましょう。Web制作に費用相場は下記リンクの記事に細かく記載しているので、是非ご覧ください。
●自社の情報
自社の情報を明確にすることで、制作会社は提案に必要な分析などのコストを抑えることができます。細かく伝えることで提案の質が大きく上がる可能性がありますので、是非参考にしてください。
- 事業内容
- 自社の強み（USP）
- 競合他社
この中でも特に自社の強み（USP）を明確に伝えることで、制作会社が調べるより正確に提案に反映することができます。その他会社の情報を細かく伝えることで、制作会社が調査するコストを削減することができるので、費用を抑えることにもつながります。
●提案して欲しい内容
RFPを踏まえた上で制作会社に提案して欲しい内容を明確にします。Web制作の観点からの気づきや課題点など見えていなかった部分も見えてくるため、期待できます。RFPを細かくしておくことで、この提案の質が上がります。
- 現状分析
- Webサイトの目標
- ターゲット
- サイトマップ
- サイトデザイン
- スケジュール
- 見積もり金額
- 制作会社の自社紹介
制作会社が現状をどのように分析するのか、どのような提案になるのか期待できますね。
●制作与件
現在使用しているサーバーなどの状況や、どのように納品して欲しいかを明確に記すことで納品の際におこるトラブルのリスクを抑えることができます。
- 制作範囲
- 利用中のサーバー
- 利用中のCMS
- 解析系タグの有無
- プラグインの有無
- 納品方法
納品方法やCMSなどの指定によって見積もりが明確になる可能性があります。できる限り細かく書いて、やりとりが少なくできるようにしましょう。それが費用を抑えるポイントにつながります。
●法務事項
契約書や機密保持についての留意点などを記載するように注意してください。
- 契約事項
- RFPの取り扱いについて
- 留意点
RFPそのものにかなり多くの情報が記載されることになります。発注側も取り扱いには十分注意してください。
良質の提案を得るためにこれらの項目を踏襲して、さらに細かくできると良いでしょう。